【あなたの従業員は大丈夫?!法人カード私的利用の事例4選】取引先への差し入れや接待の利用には要注意?!

【あなたの従業員は大丈夫?!法人カード私的利用の事例4選】取引先への差し入れや接待の利用には要注意?!

今回は「従業員による法人カードの私的利用の防ぎ方」をご紹介します。

 

従業員による法人カードの私的利用を防ぐには?

法人カードとは、仕事にまつわる支払いに利用されるものであり、仕事以外での利用は基本的にはNGです。ましてや、カードを渡している従業員さんが土日にプライベートで利用したゴルフ代や飲食代を、会社の口座から引落しされたのでは、経営者としてはたまったものではありません。

そこで、従業員さんがカードを私的利用する具体例と、未然に防ぐための処方箋を併せてご紹介します。

またしても久秀殿が家族旅行の高速料金を法人カードで支払いおって、目を離したらすぐ悪さをしよる。とは言え、カードを取り上げてはプライドを傷つけてしまうし、いつもながら彼には困ったものじゃ。。
それは難儀なことであるのう。久秀公の名言であるが、「裏切られるのは、弱いからである」は真理を得ておるぞ。カードの私的利用が起こるのは、部下が経営者を下に見ておるからじゃ。
ワシが手綱の引き締め方を教えて進ぜよう。

【私的利用の具体例①】取引先への差し入れを失敬

おそらく、営業マンの99%が一度は経験するであろう、法人カードで購入した取引先への差し入れを失敬するパターンです。以前の私も例外ではなく、取引先への差し入れとして購入したお菓子を拝借したり、お昼のお弁当や飲み物を買い込んだこともあります。上長に目を付けられると面倒なので、「月に1度、限度額は1,000円まで」と勝手に決めていました。

しかし、私の同期はずさんな利用がバレて支店長に呼び出しを喰らい、朝礼で全員の前で謝罪していました。彼は、その後も結構な頻度で私的利用を繰り返して、最終的にはコンプライアンス違反で解雇されてしまいました。そんな彼の姿を見て、「こんなつまらないことでクビにされてはたまらん!」と身震いした私は、それ以来、お菓子も弁当も自分で買うことにしています。(当たり前の話で恐縮です・・)

では、従業員さんが取引先への差し入れを失敬できない様にするには、以下のことを徹底しましょう。下記のしくみがあれば、従業員さんはかなり不便を感じるはずです。上長の目をかいくぐってまで、取引先への差し入れを失敬するのは実に面倒です。この感覚を従業員さんに植えつけられれば、経営者の方の勝ちです。

取引先への差し入れを失敬させないために
従業員さんがスーパーやドラッグストアで法人カードを利用した場合、カード領収書と一緒に必ず商品明細を持ち帰らせましょう。商品明細を見て怪しいものがあれば、その日のうちに従業員さんに説明を求める、取引先に差し入れた商品の内容確認を求めましょう。

 

【私的利用の具体例②】接待交際費で友人と一杯

こちらは法人カードを持ったばかりの従業員さんに多く見られるパターンです。法人カードを持てたうれしさから気持ちが大きくなり、「今夜はオレがご馳走するよ!会社には、得意先の接待ってことにしとけばOKっしょ!」と友人に自慢するのです。

しかも、バーやラウンジ、キャバクラのような店では商品明細など出してくれませんし、「何人で行ったのか?何にいくら使ったのか?」もわかりません。それを良いことに、月に何度も接待交際費で友人たちと飲み会を開催している、不届き者の懲らしめ方をお伝えします。

ビジネスの通例として、接待とは事前に予定が決まっているものなので、前もっての報告もなく接待交際費が使われるのは異常事態です。下記のしくみを徹底しておけば、友人との飲み会で法人カードの出番はありません。

接待交際費を正しく使わせるために
接待がある場合は、事前に「いつ」「誰と」「どこで」「何の目的で」接待するのかを上長へ報告させましょう。後日、接待交際費の用途を記載した報告書も提出させます。

従業員さんが「月に2回以上の接待が必要です」と良い張る取引先には、上長が抜き打ちの同行訪問をお勧めします。そこで従業員さんが慌てふためく様であれば、一気に追い込んで洗いざらい白状させましょう。

 

【私的利用の具体例③】会社の備品と一緒に私物を購入

コンビニやドラッグストアで会社の備品を法人カードで購入する時に、自宅用のスティックのりやティッシュペーパーを一緒に買いこんでしまうパターンです。従業員さん本人は「仕事用に使うこともあるし・・」と言い訳をするかもしれませんが、これも立派な私的利用です。

コンビニやドラッグストアの商品は一つひとつが比較的安いので、「これくらいだったら混ぜてもいいか!」とつい思ってしまいます。しかし、塵も積もれば山となるもので、気がつけば自宅に会社の備品が山積みになっている従業員さんへのお灸の据え方をお伝えします。

個人の私物を法人カードで購入させないために
POSレジを使うコンビニやドラッグストアであれば、確実にカード領収書と商品明細を持ち帰らせましょう。帰社後、別の従業員さんに商品と明細を照らし合わせて、「法人カードで購入したものが、会社備品として適当か?」「私物として購入したものはないか?」を毎回確認させるしくみを作りましょう。

 

【私的利用の具体例④】休日に法人ETCカードでドライブ

営業マンが休日に法人ETCカードや法人ガソリンカードをプライベートで使用するパターンです。恋人や家族とのドライブで、自分のETCカードと法人ETCカードを差し替えるだけで高速料金が会社経費になります。ガソリンメーターが減ってきたら、法人ガソリンカードで給油もバッチリ!

私の前職の先輩は「休日は会社行事のボランティアに参加します!」と適当に理由を作って、会社のカードで彼女とドライブをしていたと武勇伝を聞かされました。そんな頼もしい先輩から、従業員さんが休日に法人ETCカードや法人ガソリンカードを使えない様にする防衛策を教えてもらいましのたので、こちらで共有させていただきます。

休日に法人ETCカードや法人ガソリンカードを使わせないために
まず、法人ETCカードは会社の鍵の付いたロッカーで管理して、出勤日以外の持ち出しを禁止します。さらに、運転日誌に日々の「走行距離」「高速道路の利用区間」「給油記録」をつけさせます。最後に、カード会社から送られてくる利用明細に目を通して、怪しい利用があれば従業員さんに確認しましょう。

 

まとめ

従業員さんによる法人カードの私的利用を防ぐには!
①法人カードを持たせる従業員さんを厳選する
②利用のルールや上限金額を事前に教育する(【参考】法人カード利用の社内規定
③カードの領収書と商品明細を一緒に提出させる
④接待でカードを利用する場合は、事前に報告させる
⑤法人ETCカードや法人ガソリンカードは社内で管理する

 

上記のルールを徹底することが基本でございます。それでもズル賢い従業員さんは抜け穴を見つけて私的利用することを見越して、上長は毎月のカード利用明細に細かく目を通しつつ、目的が怪しい利用は即座に問いたださねばなりませぬ。
この上長の目をごまかすことはできぬ・・」という意識を従業員さん一人ひとりに持たせることが、私的利用を防ぐ最大の砦となりますぞ。

 

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